Privacyverklaring PPAWS

 

Versie: 27-07-2026

​

PPAWS hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van onze website, webshop, QR-penningen, hondenprofielen, formulieren en overige producten en diensten.

​

1. Wie zijn wij?

PPAWS VOF
Mathys de Layenslaan 22
5622 BN Eindhoven
Nederland

E-mail: info@ppaws.nl
Website: www.ppaws.nl

KvK-nummer: 99274795
Btw-nummer: NL868918210B01

PPAWS VOF is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

​

2. Op wie heeft deze privacyverklaring betrekking?

Deze privacyverklaring kan betrekking hebben op:

• klanten en potentiële klanten;

• bezoekers van onze website en webshop;

• houders en beheerders van een QR-profiel;

• contactpersonen die op een QR-profiel worden vermeld;

• medewerkers en vrijwilligers van aangesloten stichtingen en organisaties;

• personen die een hond hebben gevonden en contact opnemen;

• personen die ons een e-mail, formulier of ander bericht sturen;

• nieuwsbriefabonnees, wanneer wij een nieuwsbrief aanbieden.

Informatie over een hond is op zichzelf geen persoonsgegeven. Deze informatie kan echter wel een persoonsgegeven worden wanneer zij gekoppeld is aan een herkenbare eigenaar, verzorger, contactpersoon of andere persoon.

​

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop je PPAWS gebruikt.

​

Bij bestellingen en betalingen

Wanneer je een bestelling plaatst, kunnen wij onder meer verwerken:

• voor- en achternaam;

• factuuradres en afleveradres;

• e-mailadres;

• telefoonnummer, wanneer je dit opgeeft;

• bestelgegevens;

• gekozen producten, maten en uitvoeringen;

• betaalmethode en betaalstatus;

• factuurgegevens;

• correspondentie over de bestelling;

• informatie over retouren, klachten en garantie.

Wij ontvangen in beginsel niet alle gegevens van je bankrekening of betaalkaart. Betalingen worden afgehandeld via de betaalmogelijkheden en betaalproviders die tijdens het afrekenen worden aangeboden.

​

Bij maatwerkproducten

Wanneer je een product op maat of volgens persoonlijke specificaties laat maken, kunnen wij daarnaast verwerken:

• doorgegeven maten;

• foto’s die nodig zijn om de pasvorm of uitvoering te beoordelen;

• informatie over de gewenste pasvorm;

• gekozen materialen, kleuren en fournituren;

• namen, teksten of andere personalisaties;

• communicatie over het ontwerp en de uitvoering.

​

Bij een QR-penning of hondenprofiel

Wanneer een QR-penning of QR-profiel wordt aangevraagd, geactiveerd of beheerd, kunnen wij onder meer verwerken:

• naam van de eigenaar, verzorger of profielbeheerder;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• woonplaats of regio, wanneer dit wordt opgegeven;

• alternatieve contactpersonen en hun contactgegevens;

• naam en contactgegevens van een betrokken stichting;

• inlog- of verificatiegegevens;

• profielnummer en het nummer van de QR-penning;

• communicatie over het profiel;

• wijzigingsverzoeken;

• datum van aanmaak, activering en laatste wijziging.

Een hondenprofiel kan daarnaast informatie over de hond bevatten, zoals:

• naam;

• foto’s;

• ras of type;

• geslacht;

• leeftijd of geboortedatum;

• kleur en uiterlijke kenmerken;

• chipstatus;

• medische of gedragsmatige aandachtspunten;

• informatie over benadering, omgang en veiligheid;

• informatie over medicatie of verzorging;

• naam van een betrokken stichting;

• overige informatie die de profielbeheerder zelf verstrekt.

Informatie over de hond kan indirect ook iets zeggen over de eigenaar, verzorger of betrokken stichting. Daarom gaan wij ook zorgvuldig met deze informatie om.

​

Bij contact, formulieren en wijzigingsverzoeken

Wanneer je contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

• naam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• onderwerp en inhoud van het bericht;

• meegestuurde bestanden of foto’s;

• order- of profielnummer;

• datum en tijd van het contact;

• informatie die je zelf in het formulier of bericht verstrekt.

​​

Bij samenwerkingen met stichtingen en organisaties

Wanneer een stichting, opvangorganisatie of andere partner met PPAWS samenwerkt, kunnen wij verwerken:

• naam van de organisatie;

• namen en functies van contactpersonen;

• zakelijke en eventueel persoonlijke e-mailadressen;

• telefoonnummers;

• adres- en factuurgegevens;

• logo’s, foto’s en aangeleverde teksten;

• informatie over honden en adoptanten;

• bestel-, profiel- en samenwerkingsgegevens;

• gegevens over bijdragen die aan de organisatie worden gekoppeld;

• onderlinge communicatie en gemaakte afspraken.

​

Bij gebruik van de website

Bij een bezoek aan onze website kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;

• browsertype;

• type apparaat;

• besturingssysteem;

• bezochte pagina’s;

• datum en tijd van het bezoek;

• globale locatie op basis van het IP-adres;

• cookiegegevens;

• technische log- en beveiligingsgegevens.

Welke gegevens precies worden verzameld, hangt mede af van de cookie-instellingen en de diensten die op de website actief zijn.

​

4. Openbare gegevens op een QR-profiel

Een belangrijk onderdeel van PPAWS is dat een vinder via een QR-code informatie over een hond kan bekijken en contact kan opnemen.

Een QR-profiel kan daarom openbaar toegankelijk zijn voor iedereen die:

• de QR-code scant;

• de rechtstreekse link naar het profiel ontvangt;

• op een andere manier toegang krijgt tot de profiel-URL.

Afhankelijk van de keuzes van de profielbeheerder kunnen op het openbare profiel onder meer worden getoond:

• een voornaam;

• een telefoonnummer;

• een e-mailadres;

• een alternatieve contactpersoon;

• de naam van een betrokken stichting;

• informatie over de hond;

• instructies voor een veilige omgang met de hond.

Wij tonen alleen persoonsgegevens op een openbaar QR-profiel wanneer deze daarvoor bewust zijn verstrekt of goedgekeurd.

De profielbeheerder is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van andere personen van wie contactgegevens op het profiel worden geplaatst.

Plaats je bijvoorbeeld het telefoonnummer van een partner, familielid, gastgezin, vrijwilliger of medewerker van een stichting op het profiel, dan moet deze persoon daarvan op de hoogte zijn en daarmee instemmen.

Wij adviseren om alleen gegevens openbaar te maken die daadwerkelijk nodig zijn om een gevonden hond veilig terug te brengen.

Een profielbeheerder kan PPAWS verzoeken openbare contactgegevens te wijzigen, tijdelijk af te schermen of te verwijderen. Het verwijderen of aanpassen van informatie kan de werking van de QR-penning beïnvloeden.

​

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor:

• het verwerken, produceren en leveren van bestellingen;

• het afhandelen van betalingen;

• het versturen van order- en verzendbevestigingen;

• het maken van standaard- en maatwerkproducten;

• het activeren en beheren van QR-penningen;

• het aanmaken, publiceren en bijwerken van QR-profielen;

• het mogelijk maken van contact wanneer een hond wordt gevonden;

• het verwerken van profielwijzigingen;

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

• het behandelen van retouren, klachten en garantiegevallen;

• het voorkomen en onderzoeken van fraude of misbruik;

• het beveiligen en technisch onderhouden van onze website;

• het oplossen van technische storingen;

• het uitvoeren en administreren van samenwerkingen met stichtingen;

• het berekenen en verwerken van bijdragen aan aangesloten stichtingen;

• het voeren van onze financiële administratie;

• het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;

• het verbeteren van onze producten, website en dienstverlening;

• het versturen van nieuwsbrieven of commerciële berichten wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit anderszins wettelijk is toegestaan.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doelen die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

​

6. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

​

Uitvoering van een overeenkomst

Dit geldt bijvoorbeeld wanneer persoonsgegevens nodig zijn om:

• een bestelling te verwerken;

• een product te leveren;

• een maatwerkproduct te vervaardigen;

• een QR-profiel aan te maken of te beheren;

• een betaalde of aangevraagde dienst uit te voeren.

​

Wettelijke verplichting

Wij moeten bepaalde gegevens verwerken en bewaren om te voldoen aan onder meer fiscale en administratieve verplichtingen.

 

Toestemming

Wij kunnen toestemming vragen voor bijvoorbeeld:

• het openbaar tonen van persoonlijke contactgegevens op een QR-profiel;

• het versturen van een nieuwsbrief;

• het plaatsen van bepaalde cookies;

• het gebruik van aangeleverde foto’s of verhalen voor promotionele doeleinden;

• het publiceren van gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.

Gegeven toestemming kan worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig.

Wanneer openbare contactgegevens van een QR-profiel worden verwijderd, kan de mogelijkheid voor een vinder om contact op te nemen geheel of gedeeltelijk vervallen.

​

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van PPAWS of een andere partij en de privacybelangen van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

• het beveiligen van onze website en systemen;

• het voorkomen van fraude en misbruik;

• het bewaren van zakelijke communicatie;

• het verbeteren van onze dienstverlening;

• het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

​

7. Gegevens die door stichtingen of andere personen worden aangeleverd

Een stichting, opvangorganisatie, adoptant, gastgezin of andere profielbeheerder kan persoonsgegevens over andere personen aan PPAWS verstrekken.

De partij die deze gegevens aanlevert, is ervoor verantwoordelijk dat:

• de gegevens juist zijn;

• de betrokken persoon voldoende is geïnformeerd;

• er een geldige reden is om de gegevens aan PPAWS te verstrekken;

• toestemming is verkregen wanneer dat noodzakelijk is;

• alleen noodzakelijke gegevens worden aangeleverd.

Wanneer iemand meent dat zijn of haar gegevens zonder toestemming op een QR-profiel of andere pagina staan, kan die persoon contact opnemen via info@ppaws.nl.

Wij onderzoeken een dergelijk verzoek en kunnen gegevens tijdens het onderzoek tijdelijk afschermen.

​

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Gegevens kunnen onder meer worden gedeeld met:

• betaalproviders;

• banken;

• bezorg- en verzenddiensten;

• leveranciers die rechtstreeks bij de uitvoering van een bestelling betrokken zijn;

• ons webshop- en websiteplatform;

• hosting- en clouddienstverleners;

• e-mail- en communicatiediensten;

• boekhoud- en administratiesoftware;

• onze boekhouder of financieel adviseur;

• technische dienstverleners;

• aangesloten stichtingen, wanneer dit noodzakelijk is voor een gekozen samenwerking of profiel;

• overheidsinstanties, toezichthouders, politie of justitie wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;

• juridische of professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is.

Verzenddiensten ontvangen bijvoorbeeld de naam en adresgegevens die nodig zijn om een bestelling te bezorgen.

Een aangesloten stichting ontvangt niet automatisch alle persoonsgegevens van een klant. Wij delen alleen gegevens wanneer dat noodzakelijk is voor de afgesproken samenwerking, wanneer de klant daarvoor kiest of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet aan derden.

​

9. Dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij er voor zover vereist voor dat passende waarborgen worden gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;

• andere wettelijk toegestane beschermingsmaatregelen.

De beschikbaarheid en opslaglocaties van externe diensten kunnen veranderen. Wij beoordelen daarom periodiek welke diensten wij gebruiken en welke afspraken daarvoor gelden.

​

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt of de gegevens langer nodig zijn voor een juridisch geschil.

Wij hanteren in beginsel de volgende uitgangspunten:

• facturen en gegevens uit onze financiële administratie bewaren wij gedurende de geldende wettelijke fiscale bewaartermijn;

• bestelgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor levering, garantie, klachten, administratie en mogelijke juridische aanspraken;

• correspondentie over bestellingen en klachten bewaren wij zolang dit redelijkerwijs nodig is voor de behandeling en eventuele nazorg;

• gegevens van een QR-profiel bewaren wij zolang het profiel actief is en daarna nog gedurende een beperkte periode voor herstel, administratie en geschillen;

• openbare profielgegevens worden verwijderd of afgeschermd wanneer het profiel wordt beëindigd, tenzij een wettelijke reden bestaat om bepaalde gegevens langer intern te bewaren;

• gegevens uit een contactformulier bewaren wij zolang dat nodig is om het verzoek te behandelen;

• nieuwsbriefgegevens bewaren wij totdat de betrokkene zich uitschrijft of de toestemming intrekt;

• technische en beveiligingslogs bewaren wij gedurende een beperkte periode die noodzakelijk is voor beveiliging, foutonderzoek en fraudepreventie;

• gegevens van samenwerkingspartners bewaren wij zolang de samenwerking loopt en daarna zolang dat administratief of juridisch noodzakelijk is.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

​

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;

• onbevoegde toegang;

• ongewenste openbaarmaking;

• misbruik;

• wijziging;

• vernietiging.

Wij gebruiken waar passend onder meer:

• beveiligde internetverbindingen;

• afgeschermde accounts en toegangsrechten;

• wachtwoorden en verificatiemaatregelen;

• beveiliging van apparaten en software;

• updates en technische controles;

• back-ups;

• afspraken met dienstverleners die persoonsgegevens verwerken;

• beperking van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben.

Geen enkele website of digitale dienst is volledig vrij van risico’s. Wanneer wij een datalek ontdekken, onderzoeken wij dit en melden wij het indien nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokken personen.

​

12. Verantwoordelijkheid voor de beveiliging van QR-profielen

De profielbeheerder is zelf verantwoordelijk voor:

• het geheimhouden van eventuele inlog- of wijzigingsgegevens;

• het gebruik van een sterk en uniek wachtwoord wanneer een account beschikbaar is;

• het controleren van de openbare profielinformatie;

• het tijdig doorgeven van wijzigingen;

• het melden van vermoedelijk misbruik;

• het niet openbaar delen van beheerlinks of andere beveiligde toegangsmiddelen.

Een QR-code zelf is bedoeld om gemakkelijk te kunnen worden gescand. Informatie op een openbaar QR-profiel moet daarom worden beschouwd als informatie die door onbekende derden kan worden bekeken.

​

13. Foto’s en andere aangeleverde materialen

Wanneer je foto’s, teksten, logo’s of andere bestanden aan PPAWS verstrekt, verwerken wij deze om de overeengekomen dienst uit te voeren.

Foto’s kunnen metadata bevatten, zoals de datum, het gebruikte apparaat of locatiegegevens. Wij raden aan gevoelige metadata te verwijderen voordat een foto wordt aangeleverd.

De persoon of organisatie die materiaal aanlevert, is ervoor verantwoordelijk dat deze bevoegd is om het materiaal te gebruiken en dat herkenbare personen toestemming hebben gegeven wanneer dit noodzakelijk is.

Wij gebruiken aangeleverde foto’s en verhalen niet automatisch voor reclame, social media of andere promotionele doelen. Voor dergelijk gebruik vragen wij afzonderlijk toestemming, tenzij duidelijk een andere geldige afspraak of grondslag geldt.

​

14. Nieuwsbrieven en commerciële berichten

Wanneer wij een nieuwsbrief aanbieden, versturen wij deze alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldmogelijkheid in de e-mail of door contact op te nemen via info@ppaws.nl.

Serviceberichten over een bestelling, profiel, betaling, storing of wijziging zijn geen nieuwsbrief. Deze berichten kunnen noodzakelijk zijn om onze overeenkomst of dienstverlening uit te voeren.

​

15. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Deze kunnen worden gebruikt voor:

• het technisch laten functioneren van de website;

• het onthouden van winkelwageninhoud en instellingen;

• beveiliging en fraudepreventie;

• het verwerken van bestellingen;

• het meten en analyseren van websitegebruik;

• het tonen of meten van advertenties, wanneer dergelijke functies zijn ingeschakeld.

Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is.

Via de cookiebanner kun je jouw voorkeuren instellen of wijzigen. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag er niet toe leiden dat noodzakelijke onderdelen van de webshop onbruikbaar worden.

Meer informatie over de specifieke cookies, aanbieders en bewaartermijnen kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of in het cookieoverzicht van de website.

​

16. Geautomatiseerde besluitvorming

PPAWS neemt geen besluiten met aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Automatische processen kunnen wel worden gebruikt voor praktische handelingen, zoals:

• orderbevestigingen;

• betaalstatussen;

• verzendmeldingen;

• activering van websitefuncties;

• beveiligingscontroles;

• verwerking van formulieren.

​

17. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens wij verwerken;

• inzage te vragen in jouw persoonsgegevens;

• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;

• persoonsgegevens te laten verwijderen;

• de verwerking tijdelijk te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• toestemming in te trekken;

• persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;

• bezwaar te maken tegen direct marketing;

• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer daarvoor een geldige wettelijke reden bestaat, bijvoorbeeld wanneer wij gegevens moeten bewaren vanwege een fiscale verplichting of een juridisch geschil.

Een verzoek kan worden gestuurd naar:

info@ppaws.nl

Vermeld duidelijk op welke gegevens of welk profiel het verzoek betrekking heeft.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Wij informeren de verzoeker wanneer daarvan sprake is.

​

18. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@ppaws.nl, zodat wij naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

​

19. Links en websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van stichtingen, betaalproviders, verzenddiensten, sociale media of andere externe partijen.

PPAWS is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken. Raadpleeg daarvoor de privacyverklaring van de betreffende partij.

​

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij mogen deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• onze dienstverlening verandert;

• nieuwe functies worden toegevoegd;

• wij andere dienstverleners gaan gebruiken;

• wet- en regelgeving verandert;

• verduidelijking of verbetering nodig is.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan de verklaring staat de datum van de laatste versie.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen aanvullend informeren wanneer dat redelijkerwijs nodig is.

 

21. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je jouw gegevens wijzigen of wil je gebruikmaken van een privacyrecht? Neem dan contact op via:

PPAWS VOF
Mathys de Layenslaan 22
5622 BN Eindhoven
Nederland

E-mail: info@ppaws.nl
Website: www.ppaws.nl